メールは古い?Slackがビジネスで最も選ばれる理由

「Slack(スラック)」というチャットツールをご存知ですか。SlackはメールやLINEに代わるビジネス連絡ツールとして多くの企業で導入されているサービスです。

既に進んだIT企業ではほとんどの連絡をSlackで行なっています。プロジェクトのメンバーで連絡を取り合うのに便利な無料アプリなので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Slackとは?

Slackとは、ビジネスで使えるLINEのようなチャットツールです。在宅勤務・テレワークのようにオフィス以外で働く人が増えており、Slackを使う人も増えています。

LINEを仕事に使っている人もいるとは思いますが、プライベートのやりとりもLINのため、仕事とプライベートのメッセージが一緒くたになり、区別したいと思っている方も多いのではないでしょうか。

Slackなら、個人どうしのやり取りも複数メンバーでのやり取りも簡単です。さらにSlackはセキュリティが高くて情報漏洩のリスクが低いのです。そのため、LINEはプライベート用のチャット、仕事ではSlack、と使い分けている人が多いです。

Slackがビジネスに適したチャットツールであることをお分かりいただけたでしょうか。無料で使えるので、スマホやパソコンでインストールして使ってみてください。

Slackを使うメリット

Slackについて分かったところで、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。次の5つのメリットを紹介していきます。

1. プロジェクトベースでのやりとりができる
2. 間違いメッセージを修正可能
3. 基本の機能は無料
4. データファイルを送付できる
5. Googleカレンダーと連携できる

プロジェクトでのやりとりができる

1対1のやりとりではなく、プロジェクトやチームのメンバー全員でやりとりしたいときにSlackでは「チャンネル」という名前でグループを作ることができるので、複数人で同時にやりとりすることができます。

もちろん1対1のやりとりもできるので、個別の要件もSlackで対応できます。後で「言った言わない」のすれ違いにならないよう、基本的にはプロジェクトメンバー全員が見られるチャンネルでの連絡をおすすめしますが、ちょっとした確認などは個別のメッセージを使っても良いでしょう。

間違いメッセージを修正可能

送ったメッセージの誤字脱字や言い回しなどを修正・変更したい場合、Slackで送ったメッセージは、送った後に修正したり削除したりすることができます。

LINEやメールだと、送ったメッセージを修正することができません。「先のメッセージは誤りで、正しくは○○です」と送り直すことが多いと思いますが、誤った情報も過去のメッセージとして残ってしまいます。誤った情報が転送されたり参照されたりして、正しい情報が伝わらないことがあるので、Slackの後からメッセージを修正できる機能はとても便利です。

ただし、締め切りのような重要事項を無断で修正するとメンバーが混乱するかもしれません。重要な修正は「間違いがあったので修正しました」と一言添えておいたほうが良いでしょう。

基本の機能は無料

Slackは基本的に無料で使えます。無料なので、誰にとっても導入しやすいのがメリットです。

無料版だと、1万件以内のメッセージと、5GB以内の共有ファイルを保存することができます。これを超えて使いたいなら有料版へのアップグレードが必要ですが、基本的には無料で十分な容量です。

添付ファイルを送れる

無料版のSlackでは、合計5GBまでファイルを共有することができます。PDF、ワード、画像などさまざまなファイルを送ることができるので、資料の連携もスムーズです。

メッセージにファイルを添付するだけでなく、ファイルを保管できるようになっているので、検索するのも簡単です。探しているファイルを素早く見つけられるので、仕事で無駄な時間を減らすことができます。

Googleカレンダーと連携できる

各種SNSと連携できるのがSlackの魅力の一つで、その中でもGoogleカレンダーと連携できるのは大きなメリットです。Googleカレンダーの予定をSlackが通知してくれるので、予定を忘れにくくなります。

その日1日分のスケジュールを教えてくれたり、開始10分前に教えてくれたりするなど、設定によって変えることができます。プライベートや仕事でGoogleカレンダーを使っている人は多いので、Slackで通知してくれるようになると公私で役に立ちます。

Slackとメールの使い分け

ここまで紹介した便利なSlackをぜひ導入してみていただきたいのですが、世の中の企業はメール派が大多数。そこで、Slackとメールは次のように使い分けるのがおすすめです。

・内部のやりとりはSlack
・外部とのやりとりはメール

なぜ使い分けが必要なのか、詳しく解説していきます。

内部のやりとりはSlack

同じ課の連絡や、1つのプロジェクト内の連絡は、メールよりもSlackがおすすめです。Slackなら、そのプロジェクトのメッセージや資料を「チャンネル」に保存できるので、一元管理ができます。メンバー間の情報共有がメールよりも簡単なので、内部のやりとりはSlackが向いているでしょう。

同じ課やプロジェクトのメンバーなら、あまりかしこまったメッセージを送る必要も無いですし、チャットで気軽に連絡を取れるのもメリットです。メールだと「いつもお世話になっております」などと書かなければならない気がしますが、Slackはチャットなのでそこまでの配慮は要りません。

外部とのやりとりはメール

現時点では外部の人とのやりとりは、Slackよりメールの方が多いです。初対面の人の名刺に載っているのはメールアドレスですし、Slackを導入していない場合もありますし、わざわざSlackのIDを交換するのは億劫ですよね。

同じプロジェクトで協業するならSlackで気軽なやりとりをするのが良いのですが、そうでないなら距離を保ってメールを使うのが良いでしょう。

ただし、メールはアドレスの誤りによる誤送信が多いです。昨今の情報漏洩も、アドレスの間違いによって関係ない人に個人情報を送ってしまうケースが相次いでいます。Slackだと決まったプロジェクトのメンバーにしかメッセージが届かないので、誤送信はしにくいので、お互いにSlackのほうが良いと考える場合は、Slackを利用する方がおすすめです。

メールの宛先が多いほど気が抜けやすいので、気をつけて使いましょう。情報漏洩は組織の信頼を落としますし、損害賠償のリスクもあります。

まとめ

Slackはビジネスチャットツールで、メールやLINEに代わって使われています。添付ファイルの連携などがやりやすく、プロジェクトメンバーどうしでの情報共有に適しています。無料で使えるアプリなので、ぜひ導入を検討してみてください。

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